Hausverwaltung wechseln: Ablauf, Fristen und was Sie beachten sollten

Wenn die Abrechnung Jahr für Jahr zu spät kommt, niemand ans Telefon geht oder Reparaturen liegen bleiben, stellt sich in vielen Eigentümergemeinschaften irgendwann dieselbe Frage: Können wir die Verwaltung überhaupt wechseln? Die Antwort ist einfacher, als viele denken. Wenn Sie unsicher sind, ob es schon so weit ist, hilft der Blick auf die fünf häufigsten Warnsignale.

Sie brauchen keinen wichtigen Grund

Seit der WEG-Reform kann eine Eigentümergemeinschaft ihren Verwalter jederzeit abberufen, mit einfacher Mehrheit und ohne dass ein besonderer Anlass vorliegen muss. Das regelt § 26 Absatz 3 des Wohnungseigentumsgesetzes. Fehlendes Vertrauen genügt.

Zu unterscheiden ist davon der Verwaltervertrag. Dieser endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung, sofern nichts anderes vereinbart wurde. Das Amt ist also sofort weg, die Vergütung kann noch eine Weile nachlaufen. Wer das beim Bestelldatum der neuen Verwaltung nicht mitdenkt, zahlt in der Übergangszeit unter Umständen doppelt.

Der zertifizierte Verwalter ist inzwischen Standard

Seit Dezember 2023 gehört die Bestellung eines zertifizierten Verwalters zur ordnungsmäßigen Verwaltung. Jeder einzelne Eigentümer hat einen Anspruch darauf. Die Übergangsfrist für Verwaltungen, die schon vorher tätig waren, ist im Juni 2024 ausgelaufen.

Zertifiziert ist, wer vor einer Industrie- und Handelskammer eine Prüfung zu rechtlichen, kaufmännischen und technischen Grundlagen abgelegt hat. Gleichgestellt sind unter anderem Volljuristen, Immobilienkaufleute und geprüfte Immobilienfachwirte. Bei einer GmbH müssen die Mitarbeitenden zertifiziert sein, die tatsächlich mit der WEG-Verwaltung betraut sind.

Wichtig zu wissen: Die Wahl einer nicht zertifizierten Verwaltung ist nicht automatisch unwirksam, sie ist aber anfechtbar. Lassen Sie sich den Nachweis deshalb vor der Beschlussfassung zeigen.

Vier Beschlüsse gehören auf die Tagesordnung

Ein sauberer Wechsel braucht mehr als einen einzigen Beschlusspunkt. Bewährt hat sich diese Reihenfolge:

• Abberufung der bisherigen Verwaltung zu einem festen Datum
• Beendigung beziehungsweise Kündigung des Verwaltervertrags
• Bestellung der neuen Verwaltung ab einem festen Datum
• Zustimmung zum neuen Verwaltervertrag mit den ausgehandelten Konditionen

Die Einladung zur Versammlung muss in Textform und mindestens drei Wochen vorher erfolgen. Alle vier Punkte müssen in der Tagesordnung stehen, über nicht angekündigte Punkte kann kein wirksamer Beschluss gefasst werden. Wie Sie eine solche Versammlung ruhig und rechtssicher vorbereiten, lesen Sie in unserem Beitrag zur Eigentümerversammlung.

Worauf Sie bei Angeboten achten sollten

Holen Sie mindestens drei Angebote ein und vergleichen Sie nicht nur den Preis pro Einheit. Entscheidend ist, was darin enthalten ist und was extra berechnet wird.

• Nachweis der Zertifizierung
• Gewerbeerlaubnis nach § 34c Gewerbeordnung und Berufshaftpflichtversicherung
• klar getrenntes Grundhonorar und eine vollständige Liste der Sondervergütungen
• verbindliche Aussagen zu Erreichbarkeit und Ansprechpartnern
• Laufzeit und Kündigungsregeln

Die Übergabe entscheidet über die ersten Monate

Die bisherige Verwaltung muss sämtliche Unterlagen herausgeben: Beschluss-Sammlung, Jahresabrechnungen, Wirtschaftspläne, Verträge, Versicherungsunterlagen, Zählerdaten und vor allem die vollständige Erhaltungsrücklage. Sie gehört der Gemeinschaft, nicht der Verwaltung.

Diese Phase wird regelmäßig unterschätzt. Fehlen Unterlagen oder ist die Buchhaltung unvollständig, wirkt sich das noch auf die nächste Jahresabrechnung aus.

Wo Sie unabhängig weitersuchen können

Verwaltungen finden Sie nicht nur über Suchmaschinen. Der Verband der Immobilienverwalter Deutschland bietet unter vdiv.de eine Verwaltersuche, der Landesverband Baden-Württemberg unter vdiv-bw.de hat seinen Sitz in Ludwigsburg. Weitere Anlaufstellen sind der Bundesfachverband der Immobilienverwalter unter bvi-verwalter.de und der Immobilienverband Deutschland unter ivd.net. Wenn Sie den Verwaltervertrag aus Verbrauchersicht bewertet haben möchten, hilft der unabhängige Verband Wohnen im Eigentum unter wohnen-im-eigentum.de. Die Gewerbeerlaubnis nach § 34c können Sie bei der zuständigen Industrie- und Handelskammer erfragen.

Ein Wechsel ist keine Krise, sondern eine Entscheidung. Wir begleiten Übernahmen mit einer festen Checkliste, einer benannten Ansprechperson und digitalisierten Unterlagen, damit die Gemeinschaft nach der Übergabe schnell wieder handlungsfähig ist. Ein Erstgespräch und ein unverbindliches Angebot erhalten Sie bei uns zeitnah.