Fünf Anzeichen, dass Ihre WEG eine neue Verwaltung braucht

Eine Eigentümergemeinschaft funktioniert nur so gut wie ihre Verwaltung. Läuft die Zusammenarbeit rund, merkt man davon im Alltag wenig, Beschlüsse werden umgesetzt, Rechnungen sind nachvollziehbar, im Schadensfall kümmert sich jemand. Kippt die Qualität, spüren es die Eigentümer dagegen sehr schnell: an ihren Nerven und am Geldbeutel.

Die gute Nachricht: Seit der WEG-Reform 2020 können Sie Ihre Verwaltung nach § 26 Abs. 3 WEG jederzeit und ohne Angabe von Gründen mit einfacher Mehrheit abberufen. Die folgenden fünf Anzeichen helfen Ihnen einzuschätzen, ob ein Wechsel angebracht ist.

Die fünf häufigsten Warnsignale

Schlechte Erreichbarkeit. Anrufe und E-Mails bleiben tagelang unbeantwortet, ein fester Ansprechpartner fehlt. Das ist mehr als ein Komfortproblem: Wer im Wasserschadenfall niemanden erreicht, riskiert Folgeschäden, die am Ende die Gemeinschaft bezahlt.

Undurchsichtige Abrechnung. Die Jahresabrechnung ist nicht nachvollziehbar, Belege werden nur zögerlich herausgegeben. Sie haben ein Recht auf Belegeinsicht, hier ist auch der Verwaltungsbeirat gefragt. Wird dieses Recht erschwert, ist das ein ernstes Signal.

Beschlüsse verpuffen. Auf der Versammlung Beschlossenes wird monatelang nicht umgesetzt. Die Verwaltung ist zur Durchführung der Beschlüsse verpflichtet, Untätigkeit kann Schadensersatzansprüche auslösen.

Aufgeschobene Instandhaltung. Kleine Mängel werden liegengelassen, bis sie teuer werden. Ein feuchter Kellerabschnitt kostet heute wenig und in drei Jahren ein Vielfaches.

Chaotische Versammlungen. Ohne Struktur, ohne sauberes Protokoll, ohne klare Ergebnisse. Fehlerhafte Protokolle sind besonders heikel, weil sie im Streitfall das entscheidende Dokument sind.

Ein einzelner Punkt ist noch kein Grund zur Sorge, jede Verwaltung hat einmal einen schlechten Tag. Häufen sich aber mehrere dieser Signale über Monate, ist das ein deutlicher Hinweis, dass die Betreuung Ihrer Gemeinschaft nicht mehr passt.

Ein sechstes Signal: die fehlende Zertifizierung

Seit Dezember 2023 gehört die Bestellung eines zertifizierten Verwalters zur ordnungsmäßigen Verwaltung. Jeder einzelne Eigentümer hat einen Anspruch darauf, und die Übergangsfrist für Verwaltungen, die schon vorher tätig waren, ist im Juni 2024 ausgelaufen.

Zertifiziert ist, wer vor einer Industrie- und Handelskammer eine Prüfung zu rechtlichen, kaufmännischen und technischen Grundlagen abgelegt hat. Gleichgestellt sind unter anderem Volljuristen, Immobilienkaufleute und geprüfte Immobilienfachwirte. Fragen Sie ruhig direkt nach dem Nachweis, eine seriöse Verwaltung legt ihn ohne Zögern vor.

Wie ein Wechsel abläuft

Der Wechsel selbst ist unkomplizierter, als viele denken. Auf einer Eigentümerversammlung wird die bisherige Verwaltung abberufen und eine neue bestellt, beides mit einfacher Mehrheit. Zu beachten ist, dass der Verwaltervertrag noch bis zu sechs Monate nach der Abberufung nachlaufen kann. Wer das beim Bestelldatum der neuen Verwaltung nicht mitdenkt, zahlt in der Übergangszeit unter Umständen doppelt.

Wichtig ist eine saubere Übergabe: Unterlagen, Konten, laufende Vorgänge und offene Beschlüsse müssen vollständig übergeben werden, ebenso die gesamte Erhaltungsrücklage. Sie gehört der Gemeinschaft, nicht der Verwaltung. Den vollständigen Ablauf mit allen Beschlüssen und Fristen haben wir in einem eigenen Beitrag beschrieben: Hausverwaltung wechseln: Ablauf, Fristen und was Sie beachten sollten.

Wo Sie unabhängig weitersuchen können

Eine neue Verwaltung finden Sie nicht nur über Suchmaschinen. Der Verband der Immobilienverwalter Deutschland bietet unter vdiv.de eine Verwaltersuche, der Landesverband Baden-Württemberg unter vdiv-bw.de sitzt in Ludwigsburg. Weitere Anlaufstellen sind bvi-verwalter.de und ivd.net. Wenn Sie einen Verwaltervertrag vor der Unterschrift aus Verbrauchersicht prüfen lassen möchten, hilft der unabhängige Verband Wohnen im Eigentum unter wohnen-im-eigentum.de. Ob eine Verwaltung über die nötige Gewerbeerlaubnis nach § 34c GewO verfügt, erfahren Sie bei der zuständigen Industrie- und Handelskammer.

Unser Rat: Holen Sie sich frühzeitig ein unverbindliches Angebot und lassen Sie sich den Ablauf erklären. So können Sie in Ruhe entscheiden, ohne unter Druck zu geraten. Ein Erstgespräch und ein verbindliches Angebot erhalten Sie bei uns zeitnah, mit einer festen Ansprechperson von Anfang an.