Der Verwaltungsbeirat: Aufgaben, Rechte und Haftung

Der Beirat ist das Bindeglied zwischen Eigentümern und Verwaltung, und das am häufigsten missverstandene Amt in der WEG. Viele scheuen die Aufgabe aus Angst vor Haftung. Diese Sorge ist seit der WEG-Reform in den meisten Fällen unbegründet.

Was der Beirat tut

Nach § 29 Abs. 2 WEG unterstützt und überwacht der Verwaltungsbeirat die Verwaltung bei der Durchführung ihrer Aufgaben. Die Überwachungsfunktion steht seit der Reform ausdrücklich im Gesetz, vorher war nur von Unterstützung die Rede.

Konkret gehören dazu:

• Prüfung von Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung vor der Beschlussfassung, versehen mit einer Stellungnahme
• Sichtung von Angeboten bei größeren Maßnahmen
• Vorbereitung der Eigentümerversammlung gemeinsam mit der Verwaltung
• Vermittlung zwischen Eigentümern und Verwaltung
• Einberufung der Versammlung, wenn kein Verwalter bestellt ist oder dieser sich weigert

Die Prüfung von Wirtschaftsplan und Abrechnung ist eine Soll-Vorschrift. Unterbleibt sie, wird der Beschluss dadurch nicht ungültig, sinnvoll ist sie trotzdem, weil sie der Versammlung eine unabhängige Einschätzung liefert.

Was der Beirat nicht darf

Hier entstehen die meisten Konflikte. Der Beirat leitet nicht die Verwaltung, hat keine Weisungsbefugnis und kann die Gemeinschaft nicht vertreten. Er darf keine Aufträge erteilen und keine Zahlungen freigeben, sofern ihn nicht ein Beschluss ausdrücklich dazu ermächtigt.

Handelt ein Beiratsmitglied eigenmächtig, bindet das die Gemeinschaft in der Regel nicht, kann aber Haftungsfragen auslösen. Wer Verantwortung übernehmen möchte, sollte sich diese durch Beschluss übertragen lassen, sauber begrenzt und dokumentiert.

Die Haftung ist stark begrenzt

§ 29 Abs. 3 WEG regelt: Sind Beiratsmitglieder unentgeltlich tätig, haben sie nur Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit zu vertreten. Einfache Fahrlässigkeit, also ein normaler Fehler, löst keine Haftung aus.

Zwei Punkte sind dabei wichtig. Erstens: Der Ersatz von Auslagen wie Fahrtkosten oder Porto begründet noch keine Entgeltlichkeit. Wird dagegen eine echte Vergütung für die Tätigkeit gezahlt, entfällt das Haftungsprivileg und es wird auch für einfache Fahrlässigkeit gehaftet. Wer eine Aufwandspauschale vereinbart, sollte diese daher maßvoll halten und als Auslagenersatz ausgestalten.

Zweitens: Bei der Beschlussfassung über die eigene Vergütung sind die betroffenen Beiratsmitglieder nicht stimmberechtigt.

Ergänzend empfiehlt sich eine Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung für den Beirat. Sie deckt den verbleibenden Streitfall und vor allem die Kosten der Rechtsverteidigung ab. Die Prämie kann die Gemeinschaft beschließen und aus gemeinschaftlichen Mitteln zahlen.

Bestellung, Größe, Abberufung

Beirat kann nur werden, wer selbst Wohnungseigentümer ist. Die Bestellung erfolgt durch Beschluss mit einfacher Mehrheit. Die früher starre Zahl von drei Mitgliedern ist entfallen, die Gemeinschaft bestimmt die Größe selbst, auch eine einzelne Person ist möglich. Bei mehreren Mitgliedern sind ein Vorsitzender und ein Stellvertreter zu bestimmen.

Ein Beirat ist nicht zwingend. § 29 Abs. 1 WEG spricht von „können“. Ohne Beirat fehlt der Gemeinschaft allerdings ihr wichtigstes eigenes Kontrollorgan, die Instanz, die früh erkennt, wann ein Wechsel der Verwaltung nötig ist. Und im Konfliktfall mit der Verwaltung fehlt derjenige, der zur Versammlung einladen könnte.

Was ein guter Beirat praktisch ausmacht

Wirksam ist ein Beirat weniger durch formale Rechte als durch Routine: ein fester Prüfungstermin für die Abrechnung, ein kurzes schriftliches Prüfergebnis, ein regelmäßiger Austausch mit der Verwaltung und eine Ablage, die auch der Nachfolger versteht. Wer diese vier Dinge etabliert, erspart der Gemeinschaft die meisten Reibungsverluste.

Wo Sie unabhängig Unterstützung finden

Der Verband Wohnen im Eigentum unter wohnen-im-eigentum.de bietet Schulungen und Leitfäden speziell für Verwaltungsbeiräte. Haus & Grund Region Ludwigsburg unter hausundgrund-ludwigsburg.de berät Eigentümer vor Ort. Bei Haftungsfragen im konkreten Fall ist ein Fachanwalt für Wohnungseigentumsrecht die richtige Adresse.

Wir arbeiten mit Beiräten gern eng zusammen: Die Abrechnungsunterlagen erhält der Beirat bei uns rechtzeitig vor der Versammlung digital, offene Punkte klären wir vorab statt vor versammelter Runde. Ein Beirat, der informiert ist, macht die Versammlung für alle kürzer.