Die Jahresabrechnung prüfen: Worauf es wirklich ankommt

Einmal im Jahr landet ein Zahlenwerk im Briefkasten, das kaum jemand gern liest. Dabei lohnt sich der Blick, allerdings nicht überall gleichermaßen. Seit einem Urteil des Bundesgerichtshofs ist deutlich klarer geworden, welche Fehler tatsächlich relevant sind.

Beschlossen wird nur die Abrechnungsspitze

Ein verbreitetes Missverständnis: Die Eigentümerversammlung beschließt nicht die gesamte Jahresabrechnung, sondern nur die Abrechnungsspitze. Das ist die Differenz zwischen Ihren geleisteten Vorschüssen und den tatsächlich auf Sie entfallenden Kosten, also Ihre Nachzahlung oder Ihr Guthaben. Die Abrechnung selbst dient der Vorbereitung dieses Beschlusses.

Das hat Folgen. Der Bundesgerichtshof hat im September 2024 entschieden (Aktenzeichen V ZR 195/23), dass Fehler nur dann zur Ungültigkeit des Beschlusses führen, wenn sie sich auf die Abrechnungsspitze auswirken. Eine ungewohnte Darstellung oder eine andere Sortierung von Konten reicht nicht mehr. Im April 2025 hat der Bundesgerichtshof ergänzt, dass ein solcher Beschluss auch nur teilweise für ungültig erklärt werden kann.

Für Sie heißt das: Konzentrieren Sie sich auf die Positionen, die Ihren Zahlbetrag verändern.

Diese Punkte lohnen die Prüfung

• Stimmt der Anfangsbestand mit dem Endbestand des Vorjahres überein?
• Passen die ausgewiesenen Kontostände zu den Bankunterlagen?
• Sind alle Einnahmen und Ausgaben erfasst?
• Wurde der beschlossene Verteilerschlüssel angewendet? Heiz- und Warmwasserkosten müssen verbrauchsabhängig abgerechnet werden.
• Sind Instandhaltungskosten sauber von den umlagefähigen Betriebskosten getrennt?
• Entspricht die Zuführung zur Erhaltungsrücklage dem Wirtschaftsplan?
• Ist Ihre persönliche Abrechnungsspitze nachvollziehbar hergeleitet?

Die Jahresabrechnung folgt dem Zufluss- und Abflussprinzip. Maßgeblich ist also, wann Geld tatsächlich geflossen ist, nicht wann eine Leistung erbracht wurde. Das erklärt manche Abweichung, die auf den ersten Blick wie ein Fehler aussieht. Wie umlagefähige Betriebskosten gegenüber Mietern abzurechnen sind, lesen Sie in unserem Beitrag zur Nebenkostenabrechnung.

Der Vermögensbericht wird oft übersehen

Neben der Abrechnung ist ein Vermögensbericht zu erstellen. Er weist den Stand der Erhaltungsrücklage und das wesentliche Gemeinschaftsvermögen aus. Gerade dieser Bericht zeigt, ob die Gemeinschaft finanziell für die nächsten Jahre gerüstet ist, und ob eine Sonderumlage droht.

Belegeinsicht statt Belegflut

Eine Pflicht, der Abrechnung sämtliche Belege beizulegen, gibt es nicht. Sie haben aber das Recht, Einsicht zu nehmen. Der Verwaltungsbeirat soll die Abrechnung vor der Versammlung prüfen und dazu Stellung nehmen. Wo Belege digital bereitstehen, ist diese Prüfung deutlich einfacher.

Fristen im Blick behalten

Wollen Sie den Beschluss über die Abrechnungsspitze angreifen, müssen Sie innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung Anfechtungsklage beim Amtsgericht erheben. Die Begründung kann innerhalb von zwei Monaten folgen. Diese Frist ist knapp und lässt sich nicht verlängern.

Beim Wohnungsverkauf gilt: Adressat ist, wer zum Zeitpunkt der Beschlussfassung im Grundbuch eingetragen ist.

Wo Sie unabhängige Unterstützung bekommen

Der Verbraucherschutzverband Wohnen im Eigentum unter wohnen-im-eigentum.de berät speziell Wohnungseigentümer und Beiräte, auch zur Prüfung von Abrechnungen. Allgemeine Beratung zu Wohnungsfragen bietet die Verbraucherzentrale Baden-Württemberg unter verbraucherzentrale-bw.de. Bei konkretem Streit ist ein Fachanwalt für Miet- und Wohnungseigentumsrecht die richtige Adresse.

Wir stellen Abrechnungen so auf, dass man sie ohne Buchhaltungskenntnisse nachvollziehen kann: klare Kontenübersicht, erklärte Verteilerschlüssel, Vermögensbericht auf einen Blick. Belege liegen digital in einem geschützten Online-Portal bereit, sodass Beirat und Eigentümer jederzeit hineinschauen können. Die Abrechnung liegt bei uns rechtzeitig vor der Versammlung vor, früh genug, um in Ruhe zu prüfen. Ist die Abrechnung Ihrer aktuellen Verwaltung dauerhaft nicht nachvollziehbar, kann auch ein Wechsel der Verwaltung eine Überlegung wert sein.