Nebenkostenabrechnung: Fristen und umlagefähige Kosten

Kaum ein Dokument sorgt zwischen Vermietern und Mietern für so viel Streit wie die jährliche Betriebskostenabrechnung. Die meisten Konflikte lassen sich vermeiden, wenn zwei Dinge stimmen: die Frist und die Auswahl der Kostenarten.

Zwölf Monate, und zwar bis zum Zugang

Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Endet der Zeitraum am 31. Dezember, ist der 31. Dezember des Folgejahres der letzte Tag. Entscheidend ist der Zugang, nicht der Versand.

Wird die Frist versäumt, entfällt in der Regel der Anspruch auf eine Nachzahlung. Ein Guthaben des Mieters muss dagegen in jedem Fall ausgezahlt werden. Diese Frist ist der häufigste und teuerste Fehler in der Praxis.

Was umgelegt werden darf

Umlagefähig sind ausschließlich Betriebskosten im Sinne der Betriebskostenverordnung, und nur dann, wenn die Umlage im Mietvertrag vereinbart wurde. Dazu zählen unter anderem:

• Grundsteuer
• Wasser, Abwasser, Heizung und Warmwasser
• Aufzug, Straßenreinigung, Müllbeseitigung
• Hausreinigung und Gartenpflege
• Beleuchtung und Schornsteinreinigung
• Gebäudeversicherungen
• Hauswart

Heiz- und Warmwasserkosten müssen überwiegend verbrauchsabhängig abgerechnet werden.

Was nicht umgelegt werden darf

Nicht umlagefähig sind vor allem Verwaltungskosten, also das Honorar der Hausverwaltung, sowie sämtliche Instandhaltungs- und Reparaturkosten. Auch Bankgebühren und Rechtsverfolgungskosten gehören nicht in die Abrechnung.

Neu ist außerdem, dass Kabel- und TV-Gebühren nicht mehr pauschal über die Betriebskosten abgerechnet werden können. Die CO2-Kosten sind zwischen Vermieter und Mieter nach einem gesetzlichen Stufenmodell aufzuteilen, das sich am energetischen Zustand des Gebäudes orientiert.

Was formal hineingehört

Eine Abrechnung ist nur dann formell korrekt, wenn sie die Gesamtkosten je Kostenart zusammenstellt, den Verteilerschlüssel angibt und erläutert, den Anteil des Mieters berechnet und die geleisteten Vorauszahlungen abzieht. Fehlt einer dieser Punkte, ist die Abrechnung angreifbar.

Die Gegenfrist des Mieters

Mieter müssen Einwendungen innerhalb von zwölf Monaten nach Zugang der Abrechnung geltend machen. Danach sind sie grundsätzlich ausgeschlossen. Eine Ausnahme hat der Bundesgerichtshof für Positionen anerkannt, die von vornherein nicht umlagefähig waren, hier ist eine Rückforderung auch später möglich.

Sonderfall vermietete Eigentumswohnung

Die WEG-Jahresabrechnung ist keine Betriebskostenabrechnung. Wer eine Eigentumswohnung vermietet, muss die umlagefähigen Positionen daraus herauslösen. Fehlt eine Vereinbarung zum Umlageschlüssel, darf man sich am Maßstab der Wohnungseigentümer orientieren, also in der Regel an den Miteigentumsanteilen.

Wo Sie nachlesen können

Für Vermieter bietet Haus & Grund Region Ludwigsburg unter hausundgrund-ludwigsburg.de Beratung und Musterformulare. Die Mieterperspektive vertreten der Deutsche Mieterbund unter mieterbund.de und die Verbraucherzentrale Baden-Württemberg unter verbraucherzentrale-bw.de. Der Blick auf beide Seiten hilft, Streit von vornherein zu vermeiden. Regionale Besonderheiten in Baden-Württemberg fasst unser Leitfaden für Ludwigsburg und die Region zusammen.

Wir erstellen Betriebskostenabrechnungen fristgerecht und trennen dabei sauber zwischen umlagefähigen und nicht umlagefähigen Positionen. Verteilerschlüssel dokumentieren wir nachvollziehbar, Belege liegen digital bereit. Ihre Abrechnung liegt bei uns rechtzeitig vor Fristablauf vor, Rückfragen von Mietern beantworten wir zeitnah.