Die Eigentümerversammlung ruhig und sauber vorbereiten

Die jährliche Eigentümerversammlung entscheidet über Budget, Instandhaltung und die großen Fragen der Gemeinschaft. Ob sie zäh und konfliktreich verläuft oder ruhig und ergebnisorientiert, hängt fast immer von der Vorbereitung ab.

Fristgerecht und vollständig einladen

Die Einladung muss in Textform und mit einer Frist von mindestens drei Wochen erfolgen (§ 24 Abs. 4 WEG). Entscheidend ist eine vollständige Tagesordnung: Über Punkte, die nicht angekündigt wurden, kann in der Regel kein wirksamer Beschluss gefasst werden. Beschlussanträge sollten so konkret formuliert sein, dass jeder Eigentümer weiß, worüber genau abgestimmt wird.

Ein verbreiteter Irrtum betrifft die Beschlussfähigkeit. Seit der WEG-Reform gibt es keine Mindestbeteiligung mehr, jede ordnungsgemäß einberufene Versammlung ist beschlussfähig, unabhängig davon, wie viele Eigentümer erscheinen. Die früher übliche Zweitversammlung ist damit entfallen. Umso wichtiger ist, dass Verhinderte eine Vollmacht erteilen, wenn ihnen ein Tagesordnungspunkt wichtig ist.

Unterlagen rechtzeitig bereitstellen

Wer gut informiert in die Versammlung kommt, diskutiert sachlicher. Bewährt hat sich, diese Unterlagen mit der Einladung oder kurz danach zur Verfügung zu stellen:

• Jahresabrechnung und Wirtschaftsplan
• Vermögensbericht mit dem Stand der Erhaltungsrücklage
• Angebote bei anstehenden größeren Maßnahmen, idealerweise mehrere zum Vergleich
• Beschlussvorlagen im genauen Wortlaut
• Stellungnahme des Verwaltungsbeirats zur Jahresabrechnung

Gerade die Jahresabrechnung verdient einen zweiten Blick, bevor abgestimmt wird. Beschlossen wird nämlich nicht das gesamte Zahlenwerk, sondern nur die Abrechnungsspitze, also Ihre konkrete Nachzahlung oder Ihr Guthaben. Worauf es bei der Prüfung ankommt, haben wir gesondert beschrieben: Die Jahresabrechnung prüfen.

Präsenz, hybrid oder rein virtuell

Seit Oktober 2024 kann eine Gemeinschaft beschließen, Versammlungen rein virtuell abzuhalten (§ 23 Abs. 1a WEG). Dafür ist eine Mehrheit von drei Vierteln der abgegebenen Stimmen nötig. Übergangsweise muss allerdings bis Ende 2028 mindestens einmal jährlich eine Präsenzversammlung stattfinden, sofern die Eigentümer nicht einstimmig darauf verzichten.

Unabhängig davon ist die hybride Teilnahme längst zulässig: Wer nicht anreisen kann, wird zugeschaltet. Für Gemeinschaften mit vielen auswärtigen Eigentümern erhöht das die Beteiligung spürbar, und damit die Legitimation der Beschlüsse.

Sauber protokollieren

Das Protokoll ist mehr als eine Formalie: Es dokumentiert die gefassten Beschlüsse verbindlich und ist im Zweifel das entscheidende Dokument. Wichtig sind der genaue Beschlusswortlaut, das Abstimmungsergebnis und eine zeitnahe Verteilung an alle Eigentümer. So bleiben Ergebnisse nachvollziehbar, auch Jahre später.

Zusätzlich muss die Verwaltung eine Beschluss-Sammlung führen, in die jeder gefasste Beschluss unverzüglich aufgenommen wird. Sie ist das Gedächtnis der Gemeinschaft und für jeden Kaufinteressenten die wichtigste Informationsquelle.

Nach der Versammlung: die Monatsfrist

Wer einen Beschluss für fehlerhaft hält, muss innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung Anfechtungsklage beim Amtsgericht erheben; die Begründung kann innerhalb von zwei Monaten folgen. Diese Frist lässt sich nicht verlängern. Deshalb sollte das Protokoll zügig vorliegen, nicht erst nach Wochen.

Wo Sie unabhängig nachlesen können

Der Verbraucherschutzverband Wohnen im Eigentum unter wohnen-im-eigentum.de berät Eigentümer und Beiräte zu Versammlung, Beschlussfassung und Anfechtung. Allgemeine Beratung bietet die Verbraucherzentrale Baden-Württemberg unter verbraucherzentrale-bw.de. Bei konkretem Streit ist ein Fachanwalt für Miet- und Wohnungseigentumsrecht die richtige Adresse.

Eine gut moderierte Versammlung mit klarer Struktur spart allen Zeit und Nerven. Genau so führen wir sie: vorbereitet, ruhig und mit sauberem Ergebnis. Unterlagen stellen wir rechtzeitig vor der Versammlung digital bereit, das Protokoll erhalten Sie zeitnah nach dem Termin.